Firma posiadająca flotę pojazdów spotyka się często z trudnym zadaniem nadzorowania tego co się z nimi dzieje. Ponieważ samochody zazwyczaj są w ciągłym ruchu, zadanie to nie jest wcale takie proste. Jednak System Monitorowania Pojazdów jest na to rozwiązaniem.

Zanim zajmiemy się opisem obecnych możliwości, kilka słów na temat tego jak to dawniej wyglądało.
Podstawą rozliczenia samochodu w firmie była karta drogowa. To w niej kierowca wpisywał gdzie jeździł, z kim i po co. Oczywiście wpisywał też drogę jaką pokonał na podstawie licznika kilometrów w samochodzie. Karta taka po wypełnieniu trafiała do księgowości firmy. Tam na podstawie norm zużycia paliwa i faktur na ich zakup prowadzono odpowiednie rozliczenia. Oczywiście taki system był ułomny i dawał pole do nadużyć.
Dzisiaj dzięki technologii GPS, GSM i komputerom mamy zupełnie nowe możliwości w tym zakresie.

Podstawą do zarządzania flotą pojazdów jest odpowiedni system monitorowania.
Tak, cały system, a nie sam lokalizator GPS. Często osoby posiadające kilka pojazdów i pragnące je monitorować myślą, że zakup lokalizatorów GPS rozwiąże problem. Tak jednak nie jest. Potrzebny jest cały system.

system monitorowania pojazdów

System monitorowania pojazdów zbudowany jest z kilku składowych, do których należą:

- Lokalizator GPS
Podstawą każdego systemu monitoringu jest małe urządzenie instalowane w samochodzie. Składa się ono najczęściej z modułu GPS, modemu GSM i mikroprocesora. Całość działa w dość prosty sposób. Moduł GPS odbiera dane o położeniu samochodu i przesyła je do mikroprocesora. Ten przetwarza dane, formatuje w odpowiedni sposób i wysyła do modemu GSM. Modem nawiązuje połączenie z serwerem i wysyła mu dane o położeniu samochodu. Ten prosty schemat powtarza się najczęściej co około 30 sekund. W taki oto sposób zbierane są i wysyłane dane na serwer.
Dobry system monitorowania pojazdów musi opierać się na dobrych, sprawdzonych i niezawodnych lokalizatorach GPS. Dobrych to w pierwszej kolejności oznacza produkowanych w kraju z dobrych komponentów i przez rzetelnego producenta. Błędem jest opieranie się na lokalizatorach produkcji Chińskiej. Są one tanie ale nieprzewidywalne w eksploatacji,a w przypadku awarii nie jest możliwe ich naprawienie. Nadają się tylko do wyrzucenia.

- Serwer odbierający dane
Firma świadcząca usługi monitoringu opiera je o serwer odbierający dane. Wydawać by się mogło, że serwer to serwer i różnic tu nie ma. Ale okazuje się, że można spotkać oferty, które opierają się o bezpłatne serwery Rosyjskie czy Chińskie. Oferta jest tak przygotowana, że niewprawny nabywca może tego nie zauważyć. A więc na co zwrócić uwagę.
Po pierwsze należy sprawdzić, czy firma monitorująca posiada własne serwery i gdzie są one usytuowane. Powinno to być profesjonalne Data Center położone na terenie Polski. Tylko takie obiekty mogą zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa fizycznego maszynie oraz odpowiednią dostępność do niej. Taki serwer zapewni ciągłość świadczenia usług monitoringu pojazdu. Oczywiście firma powinna posiadać farmę serwerów aby szybko podjąć działanie w sytuacji awaryjnej.

- Baza danych
Na serwerze odbierającym dane zainstalowany jest program bazodanowy. Na rynku dostępne są różne programy tego typu. Z punktu widzenia użytkownika systemu monitorowania pojazdów liczy się wydajność i stabilność takiego programu. W takiej bazie przechowywane są wszystkie dane dotyczące położenia pojazdów, które zbiera system. Ważny jest jeszcze jeden parametr czyli informacja jak długo przechowywane są nasze dane. Nie powinno być to krócej niż 1 rok.

- Program dostępu do danych
Jest to bardzo ważny element całego systemu. Odpowiada on za wygodę i szybkość działania całości. To za jego pośrednictwem użytkownik ogląda swoje dane. Na wstępie należy zaznaczyć, że mamy tu dwa rodzaje oprogramowania. Jedno z nich wymaga instalacji na komputerze użytkownika, a drugie działa w przeglądarce internetowej.
Obecnie bardziej powszechne jest drugie rozwiązanie, mające sporo zalet. Pierwsza z nich to spójność wersji. W takiej sytuacji mamy zawsze pewność, że używamy aktualnej wersji programu. Dodatkowo ten sposób podejścia gwarantuje nam szybką reakcję suportu na nasze uwagi i to, że poprawki pojawiają się natychmiast na naszym komputerze bez konieczności pobierania i instalowania nowej wersji.
Oczywiście sam program powinien posiadać w miarę rozbudowane funkcje.
W pierwszej kolejności istotne są funkcje pozwalające na śledzenia pojazdu on-line i analizę trasy na mapie. Ale to nie koniec. Do analizy tego co dzieje się z flotą samochodów potrzeba wielu zestawień i raportów. Dlatego program powinien posiadać możliwość generowania raportów w wielu różnych widokach. Potrzebna są raporty o ilości przejechanych kilometrów, czasie pracy, dalej raporty w podziale na pojazdy jak i w podziale na kierowców. Możliwości jest naprawdę wiele.

- API do komunikacji z innymi systemami
Ten element potrzebny jest w firmach posiadających duże floty. API pozwala przekazywanie danych z systemu monitoringu do innych aplikacji. Głównie są to programy księgowe i analityczne. Dzięki temu zaoszczędza się czas na żmudnym kopiowaniu danych w celu ich zaksięgowania czy analizy. API powinno być na tyle elastyczne aby dało się łatwo adaptować w różnych systemach informatycznych.

Jak widać, system monitorowania pojazdów posiada wiele elementów. Każdy z nich ma znaczenie, a opieranie nadzorowania pojazdów tylko o zakup lokalizatora GPS i podłączenia go do bezpłatnego prostego serwera monitoringu to rozwiązanie niekompletne i z reguły niedziałające. Dopiero wszystkie elementy połączone w jedną całość dają prawdziwy obraz działania floty pojazdów.
Dlatego tak ważne jest, aby jego wszystkie elementy oferowane były przez jednego dobrego dostawcę. Dzięki temu może on zapanować nad ich stabilną pracą, szybko i dokładnie usunąć ewentualne usterki i dokładnie nadzorować pracę całości.
Współdziałanie wszystkich przywołanych elementów daje możliwość efektywnego rozliczania pojazdów w firmach. Taki system pozwala na spore oszczędności zarówno paliwa jak i czasu pracy pracowników.