Kilometrówka jest systemem rozliczania przejechanych kilometrów przez pracownika dla samochodów osobowych, motocykli i motorowerów prywatnych niebędących własnością pracodawcy. W ramach tego systemu, pracownik otrzymuje dodatek do swojego wynagrodzenia. Pozwala on na rozliczenie kosztów użytkowania pojazdu przez pracownika, a pracodawca może odliczyć te koszty od podatku.

Obowiązują nowe stawki kilometrówki

17 stycznia 2023 roku weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury Andrzeja Adamczyka, które zmienia obowiązujące od 2007 roku stawki kilometrówki. Aktualnie wynoszą:

• samochód osobowy o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 – 0,89 zł

• samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł

• motocykl – 0,69 zł

• motorower – 0,42 zł;

Są to maksymalne wartości kosztów, jakie pokrywa pracodawca za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych i w podróżach służbowych. Wysokość kilometrówki jest zależna od rodzaju środka transportu, jakim posługuje się pracownik. Ustawodawca dopuszcza wykorzystanie przez niego zarówno samochodu osobowego, jak i motocykla czy motoroweru. Stawka za 1 km przebiegu służy do ustalania zwrotu kosztów.

Jak rozliczać kilometrówkę poprawnie

Aby rozliczać kilometrówkę poprawnie należy przestrzegać kilku istotnych zasad.

• Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu:
  Pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której zapisuje datę, cel podróży, liczbę przejechanych kilometrów oraz koszty paliwa.

• Określenie stawki za kilometr:
  Pracodawca powinien stosować aktualnie obowiązujące stawki za każdy przejechany kilometr, którą pracownik otrzymuje jako dodatek do wynagrodzenia.

• Rozliczanie z pracodawcą:
  Pracownik powinien przedstawić ewidencję przebiegu pojazdu pracodawcy w celu rozliczenia.
  

• Dokumentacja:
  Pracodawca powinien mieć odpowiednią dokumentację potwierdzającą koszty związane z użytkowaniem samochodu służbowego przez pracownika. W rozliczaniu stawek kilometrówki i przechowywaniu poprawnie danych jest pomocny system Monitoringu GPS. Do prowadzenia pełnej dokumentacji zgodnej z wytycznymi Urzędu Skarbowego służy funkcja kilometrówka, która daje możliwość skonfigurowania powiadomienia i wygenerowania raportów z przebiegu pojazdu.

• Przestrzeganie przepisów prawa:
  Pracodawca powinien przestrzegać przepisów prawa podatkowego dotyczących rozliczania kosztów użytkowania pojazdu służbowego.

Jak wyliczyć kilometrówkę pracownika

Aby wyliczyć kilometrówkę pracownika, należy pomnożyć liczbę przejechanych przez niego kilometrów przez stawkę za każdy kilometr, właściwą dla danego pojazdu.
Wzór:
Kilometrówka = liczba przejechanych kilometrów x stawka za każdy kilometr
Przykład:
Jeśli pracownik przejechał 10 000 km, a stawka za każdy kilometr wynosi 0,5 zł, to jego kilometrówka wynosi: 10 000 x 0,5 = 5000 zł

Jakie wydatki są dozwolone w ramach kilometrówki?

Pracownik może otrzymać tylko wynagrodzenie ryczałtowe wynikające z wyliczonej kilometrówki. Natomiast dla pracodawcy kosztem podatkowym nie może być kwota większa niż wartość wskazana w oświadczeniu pracownika. Wynika z tego, że pracownik nie może dodatkowo przedstawiać faktur za paliwo lub też inne usługi, np. serwisowe.

Czy istnieje podatek od kilometrówki?

Świadczenia z tytułu podróży służbowych wolne są od podatku i składek ZUS, jednak do wysokości kwoty ustalonych w ustawie. Stawki podane w rozporządzeniu są maksymalne. Pracodawca może, wedle własnej woli, wypłacić pracownikowi więcej, ale zwolnienia podatkowe i ze składek ZUS przysługują tylko do kwoty wynikającej z przemnożenia maksymalnej stawki przez 1 km przebiegu.

DZIENNIK USTAW 2023 R. POZ. 5